1. Objet
Hello Agenda est une plateforme SaaS de gestion de rendez-vous éditée par [Raison sociale], [forme juridique] dont le siège est établi [adresse complète], Bruxelles, Belgique, inscrite à la BCE sous le numéro [BE 0xxx.xxx.xxx] (ci-après « Hello Agenda »). Les présentes conditions s'appliquent à tout professionnel qui crée un compte (ci-après « le Client ») ainsi qu'à l'usage fait de la plateforme par ses collaborateurs.
Les personnes qui réservent un rendez-vous auprès du Client via son agenda public (ci-après « les Clients finaux ») utilisent la plateforme dans le cadre de la relation qu'elles ont avec ce professionnel. Le contrat de prestation (consultation, visite, séance…) est conclu entre le Client final et le Client, jamais avec Hello Agenda.
2. Compte et accès
- Le Client garantit l'exactitude des informations fournies à l'inscription et les tient à jour.
- Chaque collaborateur dispose d'identifiants personnels ; le Client est responsable de leur confidentialité et des actions réalisées depuis ses comptes.
- Le Client désigne au moins un administrateur, qui gère les paramètres de l'agenda, les types de rendez-vous et les accès de l'équipe.
3. Plans, période d'essai et paiement
Les plans Solo, Team et Max, leurs limites (utilisateurs, sites) et leurs tarifs sont décrits sur la page tarifs. Les prix sont affichés TVAC ; les montants HTVA sont indiqués à titre informatif.
- 3 mois offerts : toute nouvelle souscription commence par une période gratuite de 3 mois, sans engagement et sans carte bancaire.
- À l'issue de cette période, le Client qui souhaite poursuivre règle son plan par paiement en ligne ; une facture lui est ensuite adressée. Il n'y a ni prélèvement automatique, ni reconduction tacite sans action de sa part.
- Les packs SMS sont prépayés, sans abonnement ; les crédits SMS non utilisés n'expirent pas.
- Les modules complémentaires (ex. optimisation des livraisons) sont facturés selon le tarif en vigueur au moment de leur activation.
4. Utilisation du service
Le Client s'engage à utiliser Hello Agenda conformément à sa destination et à la loi. Il s'interdit notamment :
- d'envoyer des messages (email, SMS, push) non sollicités ou à caractère commercial sans base légale ;
- de collecter via ses formulaires des données sans lien avec la prise de rendez-vous ou excessives au regard de sa finalité ;
- de tenter de contourner les limites techniques de son plan ou de compromettre la sécurité de la plateforme.
Les paiements en ligne des Clients finaux transitent par Mollie. Le Client est seul responsable de ses conditions de vente, de sa politique d'annulation et de ses obligations fiscales et de facturation. Les factures proforma générées par Hello Agenda ne remplacent pas la facture définitive que le Client doit, le cas échéant, établir.
5. Données personnelles
Pour les données de ses Clients finaux, le Client agit en qualité de responsable du traitement et Hello Agenda en qualité de sous-traitant au sens de l'article 28 du RGPD. Les engagements de Hello Agenda à ce titre sont détaillés dans l'accord de traitement des données (RGPD), qui fait partie intégrante des présentes conditions.
6. Disponibilité et évolution
Hello Agenda met tout en œuvre pour assurer l'accès à la plateforme 24h/24 et 7j/7, sous réserve des opérations de maintenance, annoncées dans la mesure du possible. La plateforme évolue régulièrement ; Hello Agenda peut faire évoluer les fonctionnalités sans réduire de manière substantielle celles incluses dans le plan souscrit.
La délivrance des notifications push et des emails dépend de facteurs extérieurs (réglages du téléphone, filtres anti-spam). Seuls les SMS offrent une fiabilité de délivrance élevée ; Hello Agenda ne garantit pas la réception de chaque notification.
7. Responsabilité
Hello Agenda est tenue d'une obligation de moyens. Sa responsabilité ne peut être engagée pour les dommages indirects (perte de chiffre d'affaires, rendez-vous manqués, perte de clientèle) ni pour les contenus, tarifs et prestations définis par le Client. Sauf faute grave ou intentionnelle, la responsabilité totale de Hello Agenda est limitée aux montants payés par le Client au cours des 12 derniers mois.
8. Durée, résiliation et récupération des données
- Le Client peut cesser d'utiliser le service à tout moment, sans frais de sortie.
- Avant la clôture de son compte, le Client peut exporter ses données (clients, rendez-vous, historique).
- Après clôture, les données sont supprimées dans un délai de [90] jours, à l'exception de celles que Hello Agenda doit conserver en vertu d'une obligation légale (comptabilité, facturation).
9. Droit applicable
Les présentes conditions sont régies par le droit belge. À défaut de solution amiable, les tribunaux de l'arrondissement judiciaire de Bruxelles sont seuls compétents.
10. Conditions applicables aux clients finaux
Cette section s'adresse aux personnes qui prennent rendez-vous auprès d'un professionnel via son agenda public Hello Agenda (ci-après « les Clients finaux »), et précise les points qui les concernent directement.
- Qui traite vos données : Hello Agenda héberge et fait fonctionner la plateforme, mais c'est le professionnel chez qui vous prenez rendez-vous qui reste responsable des informations qu'il vous demande et de l'usage qu'il en fait. Hello Agenda agit comme sous-traitant au sens du RGPD ; le détail de cet engagement figure dans notre accord de traitement des données.
- Réservation, annulation et rappels : votre rendez-vous, son annulation éventuelle et les rappels associés (email, notification push et, si le professionnel l'a activé, SMS) sont gérés automatiquement par la plateforme, selon les règles (délais, créneaux, types de rendez-vous) fixées par le professionnel.
- Paiement et crédits en ligne : si le professionnel a activé le paiement en ligne, vos transactions et l'achat éventuel de crédits de séances transitent par notre prestataire de paiement, Mollie. Hello Agenda ne conserve aucune donnée bancaire et n'intervient pas dans la relation commerciale (prix, remboursement, facturation) qui reste de la responsabilité du professionnel.
- Conservation et suppression de vos données : vos données sont conservées aussi longtemps que vous restez client du professionnel concerné. Vous pouvez à tout moment demander leur export ou leur suppression en vous adressant directement à ce professionnel, qui reste votre interlocuteur ; Hello Agenda l'assiste dans le traitement de ces demandes conformément au RGPD.
- Contenu de votre rendez-vous : les notes, observations ou documents que le professionnel associe à votre rendez-vous (diagnostic, suivi, remarques internes…) relèvent de sa seule responsabilité professionnelle et déontologique. Hello Agenda n'a pas accès à ce contenu dans le cadre de son activité et n'intervient pas dans la relation de soin, de conseil ou de service qui vous lie au professionnel.